De kracht van Google apps

De meeste mensen kennen Google van haar zoekmachine. Ook bij Gmail of mogelijk Google Drive zal een lampje gaan branden. Maar wist je dat Google een tsunami aan (gratis) apps heeft die iedereen kan/mag gebruiken? Eerder liet ik je kennis maken met Google Photo. Dit keer zal ik met een voorbeeld uit de praktijk laten zien wat je nog meer kan doen. Het gaat dit keer over Google Drive, Gmail, Google Forms, Google Sheets en Google Docs en hoe deze naadloos samenwerken.

Een noodkreet: “He Henk, lang niet meer gezien. Ik heb je hulp nodig, als je dat wilt tenminste”. Ik moet lachen en vraag waar het over gaat. De persoon die me die vraag stelde werkt enige tijd samen met een meer dan enthousiaste organisator van een markt. Om preciezer te zijn, een inmiddels gerenommeerde kofferbakmarkt onder de rook van Amstelveen. Ze was geschrokken van hoe de hele administratie van het evenement was opgezet. Het werkte, dat bleek in de praktijk. Maar het koste de organisator vele, vele uren en slapeloze nachten. Of dat niet anders kon?

Elke editie wordt goed bezocht. Bezoekers en deelnemers komen van heinde en verre.

Enthousiast neem ik de uitdaging aan. Een geheel nieuw reserveringssysteem is het resultaat. De organisator weet niet wat hij meemaakt. De nieuwe werkwijze scheelt hem vele hoofdbrekers en arbeidsuren. Dat soort uitdagingen en oplossingen maken dit werk zo leuk. De voornoemde apps worden allemaal gebruikt. Met enige kennis zijn deze apps inzetbaar voor stichtingen, verenigingen, en kleine zelfstandigen. Voor nu zal ik in grote lijnen vertellen hoe dat werkt. Mocht er echt belangstelling voor zijn, laat dat weten. Verspreid over meerdere artikelen (net als bij de uitleg over de Google Photo app) zal ik dan uit de doeken doen welke stappen je kan ondernemen.

Om van deze apps gebruik te maken spreekt het voor zich dan men wel de beschikking moet hebben over een Google account. Heb je die (nog) niet? Ook deze is gratis aan te maken op Google.com.

De basis

In dit geval gaat het om het aanbieden van een mogelijkheid om aan te geven dat men wil deelnemen aan een van edities van de kofferbakmarkt. Hiervoor heeft de organisatie uiteraard ook gegevens nodig. Zoals NAW, contactgegevens en welke reservering. Er zijn kramen te huur of een uitstalplaats voor de auto (waar zou de naam kofferbakmarkt anders vandaan komen, denk je?).
Dat was de vraagstelling. De oplossing, Google Forms.

Google Form

Met Google Form kan een formulier gebouwd worden. Ja, gebouwd, want ook al is de app gratis, de mogelijkheden doen daar niet voor onder. Er zijn een scala aan vraagstellingen en antwoordmogelijkheden. Het is wel belangrijk om van te voren goed te overdenken welke informatie je nodig denkt te hebben. Leuke bijkomstigheid, je kan ook meerkeuze vragen stellen zodat je hier zelfs een quiz mee zou kunnen maken. Tijdens het maken van een formulier heb je de mogelijkheid om aan te geven dat je de antwoorden in een handige sheet wilt ontvangen. Dat wordt dus de koppeling van de antwoorden met de Google Sheet app.

Google Sheets

Het fijne van de koppeling tussen Google Form en Google Sheets is dat de antwoorden netjes in een sheet komen te staan. De kopregels boven de kolommen zijn de vragen. Houd deze vragen dus kort. Er is voldoende gelegenheid in Forms om de vraag toe te lichten. Niet alleen heb je zo een mooi overzicht van de reacties, je kan er later via Google Docs mooie bevestigingen of iets dergelijks aan koppelen.

Google Mail

Het is klantvriendelijk om de ingevulde antwoorden automatisch naar de invuller te mailen. Ook dat kan. Een belangrijke rol in het hele proces is namelijk weggelegd voor Gmail. Dat geeft ons de mogelijkheid om in contact te komen met de geïnteresseerden. Op meerdere momenten zal Gmail haar nut bewijzen.

De afronding

Op dit punt aangeland hebben wij dus de inschrijvingen in een nette sheet. De geïnteresseerden hebben hun ingevulde antwoorden. Rest ons om de deelnemers een bevestiging te sturen. Ondertussen heeft de organisator de inschrijvingen een definitieve plaats toegewezen. Ook deze informatie hebben we als extra opgenomen in de sheet. Let er dan wel op dat je niets veranderd aan de kolommen die gevuld worden vanuit het formulier! Extra kolommen er achter plaatsen kan geen kwaad.

Sheet met antwoorden

Hierboven zie je hoe zo’n sheet er uit ziet. De witte kolommen komen uit het formulier en nogmaals, niet wijzigen. De gekleurde kolommen zijn extra toegevoegd. De kolommen die voor dit doel zijn toegevoegd zijn de plaatsnummers, een kolom voor notities, de huurprijzen en per inschrijving het totaalbedrag. We gaan een bevestiging maken via Google Docs

Google Docs

Wordt Google Docs normaal gesproken als vervanger van Microsoft Word gebruikt, nu wordt het ingezet voor de definitieve bevestiging. Zonder in details te treden, zaak is om een Google Doc te koppelen aan de sheet met informatie. Via tags kunnen we de gewenste informatie uit de sheet in het document gebruiken. Dat ziet er dan zo uit:

De tags (dat zijn de waardes tussen de <<>>) worden zo direct netjes ingevuld vanuit de sheets. Daar moet nog 1 stap voor genomen worden. Scheelt een hoop typen nietwaar? Overigens hebben we hiermee kunnen proefdraaien. Door de lockdown en de evenementen stop ging de markt in April niet door.

Google Chrome

Alle Google apps werken in de cloud. Voor alle stappen werken we dus vanuit Chrome. Standaard kan Chrome niet de koppeling maken tussen ons sheet en het document met de bevestiging. Een van de interessantste onderdelen van Chrome zijn de vele toepassingen die we aan Chrome kunnen koppelen. Dat zijn de plug-ins. Je plugt als het ware een extra functionaliteit aan Chrome. Deze halen we op in de Chrome Web Store Hoeveel plug-ins er worden aangeboden heb ik zo snel niet kunnen vinden. In 2019 waren dat er 190,000.

Plug-in Autocrat

Chrome kent plug-ins (of extenties), de diverse apps, zoals Google Sheets kennen add-ons. Om ons doel te bereiken, een samengevoegd document, hebben we de add-on Autocrat voor Google Sheets nodig. De add-ons vind je in de Google Workspace Marketplace Zoek in deze store naar Autocrat van de firma New Visions Cloudlab.

Het werken met Autocrat is alleen al een artikel waardig. Maar he, het zal je mogelijk al duizelen en dan is dit alleen nog maar de simpele uitleg. Zoals ik al aangaf, wil je hier meer over weten? Contact me gerust.

Call Now Button