Mailprogramma’s blijven nog vaak problemen geven

Foto door Andrea Piacquadio

Gezien de hulpvragen van de afgelopen tijd, lijkt het me zinvol om even in herhaling te vallen. Ik heb het over de programma’s en het gebruik van e-mail. Dat geeft vaak nog problemen die voorkomen hadden kunnen worden. Mailprogramma’s blijven nog vaak problemen geven

Van postbus naar mailbox

Wist je dat de eerste e-mail over een computernetwerk pas in 1971 door Ray Tomlinson werd verzonden. In 1982 werd het systeem van e-mail zo aangepast dat men ook bijlages kon meesturen. Rond 1995 werd het populair bij het grote publiek toen het internet meer algemeen toegankelijk werd. En dat hebben we geweten. Ach ja, tot ongeveer 1995 was het dus meer regel dan uitzondering dat je door weer en wind naar de brievenbus moest lopen om je post te versturen.

Maar toen kwam de opkomst van internet en e-mail. Of je het leuk vindt of niet, je ontkomt er bijna niet meer aan. Zeker e-mail is ingeburgerd en wordt veelvuldig gebruikt. Niet alleen onderling tussen familie, vrienden en kennissen werd er gemaild. Maar zeker ook het bedrijfsleven heeft het als communicatiemiddel omarmt. Dat laatste nam zulke grote vormen aan dat men daar een aparte term voor gebruiken. Overbodige en vaak ongewenste reclame via mail werd spam genoemd.

Oorspronkelijk is spam de merknaam van een bepaald soort ingeblikt vlees dat nog steeds bestaat en dat lijkt op wat in Nederland bekendstaat onder de naam Smac. De Britse komieken van Monty Python gebruikten het in een sketch. In een lunchroom waar aan alle gerechten ongevraagd spam werd toegevoegd en waarin een groepje Vikingen uit volle borst zingt: “Spam spam spam spam. Lovely spam! Wonderful spam!”, werd normale conversatie door de spam-zangers vrijwel onmogelijk gemaakt, net als bij ongevraagde e-mail. Veel internetgebruikers ergeren zich aan spam. Het verwijderen van die berichten kost veel tijd. Wereldwijd veroorzaakt spam enorme schade, onder meer bij internetproviders (de bedrijven die er voor zorgen dat je thuis van internet gebruik kan maken). Tot zo ver een stukje geschiedenis. Terug naar de dag van vandaag.

Wie is eigenaar van je e-mail

Lijkt een vreemde vraag. Maar toch zit er meer achter. Want hoe kom je eigenlijk aan een e-mailadres? Wanneer je een abonnement afsluit bij een provider als KPN, ZIGGO, T-Mobile etc. dan krijg je naast toegang tot internet ook een e-mailadres toegewezen. Dat bestaat uit een deel voor het bekende apenstaartje en er na. Het deel voor het apenstaartje (@) bestaat uit je naam. Door de enorme hoeveelheid mailadressen die in gebruik zijn, kan het zijn dat jouw naam vaker voorkomt. De bekende ‘Fikkie’. Om dat op te lossen wordt er vaak een nummer aan je naam toegevoegd. Dat ziet er misschien vreemd uit, maar kan geen kwaad. Vrijwel niemand typt steeds een mailadres in. Die staan vaak in een adresboek met een gewone naam. We nemen als voorbeeld de naam Jan Jansen. Achter het apenstaartje komt het adres van de provider. Dat kan dus zijn @kpnmail.nl, @ziggo.nl of iets dergelijks. Ons voorbeeld, die voor het gemak internet afneemt bij KPN, zou dus het mailadres janjansen@kpnmail.nl kunnen hebben. Maar het is een zo veelvuldig voorkomende naam dat het mogelijk janjansen1276@kpnmail.nl kan zijn. In al deze gevallen is de internetprovider de ‘eigenaar’ van je mailbox.

Wisselen van internetprovider

Het is niet ongebruikelijk om van leverancier (internetprovider) te wisselen. Dat kan bewust of mogelijk na een verhuizing. Wat de reden ook is, het heeft grote gevolgen voor je mail adres. Dat raak je namelijk kwijt wanneer je naar een andere provider gaat. Iets wat men zich vaak niet realiseert. Mailprogramma’s blijven nog vaak problemen geven. Kan dat voorkomen worden? Ja, dat kan. Door te kiezen voor een provider onafhankelijk mailadres.

Mailadres dat van jou blijft

Naast de providers zijn er bedrijven die onafhankelijke mailadressen verstrekken die niet veranderen bij een verhuizing van provider. Voorbeelden hiervan zijn o.a. Microsoft en Google. Bij Microsoft hebben we het dan over Outlook.com (ook wel bekend als hotmail.com, msn.com of live.com). Kies je voor Google dan krijg je een Gmail account. Ook bij deze adressen kan het zijn dat je naam al in gebruik is. De programmatuur zal dan suggesties doen voor een uniek mailadres.

Gmail is een mail cliënt

Waar nogal veel onduidelijkheid over is, Gmail is een mail client. Anders gezegd, een programma om mail op te halen (of te versturen). Je hebt een Google account ( lees Gmail mailadres) hebben voor de Google diensten. Maar je kan andere mailadressen, bijvoorbeeld van je provider, ook in Gmail binnenhalen. Andere mail programma’s zijn o.a. Microsoft Office Outlook of Mozilla Thunderbird.

Android smartphone? Dan Gmail gebruiken!

Is je smartphone een Android? Gebruik dan hetzelfde Gmail adres dat bij de installatie van de telefoon is gebruikt. Je krijgt dan veel handige opties om zaken te koppelen en te synchroniseren.
In de praktijk kom ik wel eens mensen tegen die meerdere Gmail adressen hebben. Mijn vraag is dan altijd, waarom? Gebruik dezelfde voor je smartphone én je computer (laptop of PC). Je zal er alleen maar profijt van hebben.

OK, op een shirtje mag ook…

Veel gebruikt, veel problemen

Vanuit het bedrijfsleven is men gewoon om te kiezen voor Outlook. Dat wordt dus veel gebruikt. Helaas is dat ook de reden dat met name Outlook erg storingsgevoelig is. Microsoft liefhebbers zullen dit direct tegenspreken, maar ik spreek alleen uit ervaringen die ik dagelijks tegenkom. In al die jaren al best wat mailboxen helemaal zien verdwijnen in een zwart gat. Erg vervelend en voor mij als hulpverlener erg frustrerend.

Gmail daarentegen is vrijwel storingsvrij. En als er wat aan de hand is, is het vaak onwetendheid van de gebruiker. En dat is snel op te lossen. Toegegeven, het is even wennen, maar werken met Gmail is voor mij al jaren een genot.

Primeurtje

Om even snel wat uit te leggen aan een klant die net is overgestapt, maakte ik deze korte video. Er waren nogal wat vragen over de mappen die ze in haar oude mailprogramma had en in Gmail niet kon vinden. De video geeft wat uitleg. Ik ben voornemens om meer van dit soort video’s te gaan maken. Goed idee? Laat het me weten.

Call Now Button